Miten selvisimme koronan ensimmäisestä aallosta

Odottamattomat haasteet. Termi, joka kuvaa vuotta 2020. Poikkeustilanne on pakottanut monet yritykset muuttamaan liiketoimintamallia tai ainakin tarkastelemaan omaa toimintaa kriittisesti. Suomen taloustilanne muuttui radikaalisti siitä mitä tälle vuodelle oli kaavailtu. Miten meillä pärjättiin koronakevät ja miten selvisimme ensimmäisestä aallosta?

Vuonna 2019 rekrytoimme useita henkilöitä ja kasvoimme 13 hengen asiantuntijaorganisaatioksi. Alkuvuodesta 2020 meillä oli käynnissä useita entistä laajempia ja mielenkiintoisia projekteja.

Maaliskuussa korona iski myös meihin. Jo myytyjä projekteja peruuntui ja siirtyi hamaan tulevaisuuteen. Ostopäätösten kanssa viivyteltiin. Teimme heti kriisin alussa periaatepäätöksen, että ketään ei tulla irtisanomaan, ja lomautuksia pyrittiin välttämään viimeiseen asti. Tämän tavoitteen ohjaamana aloimme tehdä suunnitelmia erilaisten skenaarioiden varalle, ja skenaarioita päivitettiin parhaimmillaan pari kertaa viikossa.

Korona vauhditti koodin kysyntää

Parin kuukauden ajan teimme koodipuolella käynnissä olevia projekteja. Huomasimme pian, että poikkeustilanteessa koodia tarvittiin entistä enemmän, mutta visuaalisen suunnittelun toimeksiannot vähenivät.

Kauppojen ja katujen hiljeneminen sai monet tahot miettimään sähköisen liiketoiminnan ja digitaalisen asiakashankinnan kehittämistä. Verkkokaupat, sähköiset koulutusalustat, verkkopalvelut sekä datan avulla tapahtuva kehittäminen ja digimarkkinointi olivat kysyttyjä teemoja.

Sosiaalisissa medioissa kiertänyt meemi ”Kuka johti yrityksessänne digitaalista transformaatiota? – COVID-19” alkoi näkyä meillä lisääntyvinä verkkokauppatarjouspyyntöinä ja olemassa olevien palveluiden kehittämistarpeina.

Tämä aiheutti jonkin verran epäsuhtaa toimintaamme, sillä meillä karkeasti puolet henkilöstöstä on suunnittelijoita ja puolet webbikehittäjiä. Onneksemme saimme Business Finlandilta rahoituksen, ja saimme tällä paikattua suunnittelupuolen aukkoa ja vältettyä lomautukset. Aloitimme samalla oman tuotteistusprojektin palvelumuotoilu- ja suunnittelukulmalla. Tuotteen tekninen kehitys odottaa vielä alkamistaan, sillä kehityspuolella tilanne on jatkunut kiireisenä.

Tulevaisuuden toimitilalta kaivataan joustoa – eli toimivaa tilaa

Siirryimme etätyömoodiin heti maaliskuussa, ja olemme edelleen samalla tiellä. Helsingin arvoneliöillä sijaitseva toimisto on kaikunut tyhjyyttään satunnaisia huonekasvien kastelijoita lukuun ottamatta. Koska vuokrasopimuksemme päättyy pian, olemme pohtineet yhdessä toimitilan tarpeellisuutta ja roolia tulevaisuudessa. Teimme asiasta henkilöstökyselyn, jonka tulokset eivät kuitenkaan tehneet meitä viisaammiksi – tasan puolet henkilöstöstä halusi edelleen työskennellä enimmäkseen toimistolla ja puolet taas jatkaisi mieluummin etänä tilanteen muuttuessa takaisin normaalin.

Tällä hetkellä kiinnostavimmalta vaihtoehdolta tuntuvat joustavat ratkaisut, joissa tilan määrää ja tyyppiä voi muokata tarpeiden mukaan. Korona-ajan voittajia tulevat varmasti olemaan toimistohotellityyppiset ratkaisut. Perinteisillä vuokramarkkinoilla ei meidän kokemuksemme mukaan ole näkynyt laskua hinnoissa, eikä sopimusmalleissa joustavampia ratkaisuja.

 

Etätyö etäännyttää, mutta mahdollistaa omannäköiset työpäivät

Mittaamme henkilöstön hyvinvointia jatkuvasti Officevibe-sovelluksella. Ennen koronatilannetta luvut näyttivät varsin hyviltä, mutta pitkään kestänyt työskentely ruudun välityksellä vei lukemia huonompaan suuntaan.

Varsinaiseen etämoodiin siirtyminen oli meille helppoa, sillä järjestelmät tukivat jo ennestään työn tekemistä paikasta riippumattomasti. Kotitoimistoille on viety ergonomian tueksi työtuoleja, sähköpöytiä, omat näytöt ja muut työvälineet. Osalle kokoaikainen etätyö on sopinut, mm. perheen aikataulujen sovittaminen on helpottunut, kun työmatka-aika on vähentynyt. Osalle kotona työskentely on mahdollistanut juoksulenkit, lemmikkien ulkoiluttamisen ja päiväunet työpäivää rytmittämään.

Puolen vuoden aikana toimistolla on ajoittain ollut muutamia henkilöitä kerrallaan, mutta käytännössä etätyöt ovat jatkuneet toistaiseksi. Siksi olemmekin iloisia, että saimme ennen lomia pidettyä kesäjuhlat luonnon helmassa Nuuksiossa lähes koko työporukan voimin. Hyvällä jengillä on aina mukava nähdä – erityisesti nyt kun yhteisiä toimistopäiviä ei ole. Harmiksemme jooga, aamuiset juoksulenkit sekä HIIT-treenitkin ovat olleet tauolla.

Viime aikoina toimistolla on ollut jo vilkkaampaa. Suunnittelijat kerääntyivät yhteen pariksi päiväksi seuraamaan etänä Tanskassa järjestettävää Design Matters -seminaaria ja dev-tiimi on pitänyt muutamia yhteisiä toimistopäiviä. Viihtyvyyden mittarit ovat taas kääntyneet nousuun – toisten näkemisellä livenä on selvästi suuri merkitys hyvinvointiin.

Dev-tiimi vahvistuu taas

Viime maaliskuussa dev-tiimimme vahvistui Kallella, joka on päässyt hienosti mukaan projekteihin ja osaksi tiimiä haastavasta aloitusajankohdasta huolimatta. Kalle ehti olla toimistolla vain kolme päivää ennen kuin siirryimme etähommiin.

Tällä viikolla dev-tiimiin liittyi Full Stack Developer Björn. Raaseporin vahvistus on päässyt tutustumaan meihin osittain toimistolla ja osittain säännöllisissä etäilysekoilu-nimeä kantavissa videopalavereissamme. Monipuolinen ja kokenut Björn tuo meille hyvää osaamista sekä tarpeellisen käsiparin integraatio- ja verkkokauppatekemiseen.

Olemme myös laajentaneet alihankintaverkostoamme muutamalla uudella tuttavuudella, jotka auttavat meitä toimimaan jatkossa ripeämmin ja joustavammin, kun projektikoot ja ylläpidossa olevien palveluiden määrä kasvaa.

Prosessihankkeella skaalautuvuutta

Jo ennen korona-aikaa verkkopalveluprojektiemme keskimääräinen koko on ollut kasvamaan päin.

Projekti- ja henkilöstömäärän kasvun tueksi olemme tarvinneet uudenlaista järjestäytymistä. Digitaalista markkinointia on alettu tehdä ensimmäistä kertaa systemaattisesti ja ohjausryhmän tapaamiset toimivat uudenlaisena suunnittelu- ja kehitysalustana yrityksen sisällä.

Olemme lisäksi aloittaneet yhdessä ulkopuolisen konsultin kanssa koko loppuvuoden kestävän prosessienkehittämishankkeen, jonka avulla saamme toimivat työtavat myös isompiin projekteihin tulevaisuudessa.

Hyvällä porukalla eteenpäin – vaikka sitten etänä

Olemme nöyrän kiitollisia siitä, että tämä vuosi näyttää valoisalta. Meitä on nyt 15, eli kaksi enemmän kuin ennen koronakevättä. Vaikka ympärillä leijuu edelleen globaalin kriisin aiheuttama epävarmuus, niin tuntuu siltä, että pahimmasta on selvitty jopa paremmin kuin uskallettiin odottaa.

Panostukset oikeisiin markkinointikanaviin, tehokas skenaariotyöskentely ja erityisesti digitaalinen palvelutarjontamme ovat varmasti olleet avainasemassa siihen, että lomautuksia ja irtisanomisia ei ole ollut tarpeen tehdä. Työntekijät ovat kuitenkin olleet kaiken keskellä olleet tärkein voimavaramme. He ovat ottaneet tilanteen alusta asti hyvin ja sopeutuneet hienosti haastavaan tilanteeseen.

Loppuvuoteen katsomme positiivisin mielin. Jatkamme aloitettua prosessienkehityshanketta, jotta pystymme jatkossa tarjoamaan entistä laadukkaampaa työtä ja parempaa palvelua asiakkaillemme. Saatamme myös käydä juoksemassa maratonin, mutta siitä lisää myöhemmin.

– Tomi, Reeta & Petteri