Virtuaalinen työpajatyöskentely soveltuu moniin eri tilanteisiin. Etätyöpajoissa voi tehdä esimerkiksi konseptisuunnittelua, ideointia, prosessien kehitystä tai projektin käynnistämistä. Etätyöpajat ovat epidemian aikana korvanneet perinteisen työpajatyöskentelyn. Kun aikaisemmin keräännyttiin yhteen suunnittelemaan, ideoimaan ja vaikkapa käynnistämään uutta projektia, nyt työpajat järjestetään yhä useammin virtuaalisesti.

Vaikka etänä työskennellessä ideointi ei tapahdukaan kasvokkain, etätyöpajoilla on lukuisia etuja perinteiseen työpajatyöskentelyyn verrattuna. Verkossa tapahtuvassa työpajatyöskentelyssä digitaalinen alusta säästää aikaa ja energiaa, sillä kaikki työn tulokset dokumentoituvat automaattisesti. Työpajan vetäjä säästyy muistilappujen, fläppitaulujen sekä valkotaulusta otettujen valokuvien puhtaaksi kirjoittamiselta. Lisäksi kaikki työpajaan liittyvä materiaali voidaan sijoittaa samaan paikkaan.

Sekä Miro että Figman kehittämä FigJam ovat virtuaalisen työpajatyöskentelyn alustoja. Molemmat ohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden kokeilla alustaa maksutta. Miron ja Figman erot tulevat esiin erityisesti käyttöominaisuuksien monipuolisuudessa sekä siinä, kuinka helposti ohjelmisto on omaksuttavissa.

Monipuolisesti Miron avulla

Miro on kattava ja monipuolinen verkossa käytettävä valkotaulu, jossa sisältöä pystyy tuottamaan ja muokkaamaan eri tavoin. Miron maksuttomassa versiossa kaikkien käyttäjien pitää kirjautua sovellukseen. Maksullisessa vaihtoehdossa osallistujia voidaan kutsua mukaan myös ilman kirjautumista jakamalla linkkiä.

Kaikille käyttäjille Miro tarjoaa tiettyjä perusominaisuuksia, kuten esimerkiksi reaaliaikaisen työskentelymahdollisuuden sekä valmiita pohjia erilaisiin kokouksiin ja ryhmätyöskentelyihin. Mirossa osallistujat voivat lisätä rajoittamattoman kokoiselle valkotaululle kuvia, muistilappuja, tekstiä, asiakirjoja, taulukoita sekä muuta materiaalia. Miro ymmärtää myös erilaisia tiedostomuotoja, mikä mahdollistaa laajasti materiaalien tuonnin työskentelyalustalle. Miron mahdollisuudet muotoiluun ovat kiitettävän laajat. Tekstiä ja värejä pystyy muokkaamaan, jolloin tekemisestä saadaan mielekkäämpää ja kiinnostavampaa.

Mirossa on käytettävissä kätevä äänestystyökalu, mikä nopeuttaa ryhmän päätöksentekoa työpajan aikana. Ryhmätyön vetäjä voi myös jakaa oman ruutunsa tai lukita valmistuneita osioita piiloon, jolloin voidaan tehostaa työn etenemistä keskittymällä haluttuun yksittäiseen ongelmakohtaan. Lisäksi ajastimen avulla työn etenemistä voidaan rytmittää ja kellottaa halutulla tavalla.

Kaiken kaikkiaan työskentely Mirolla antaa mahdollisuudet monipuoliseen suunnitteluun, mutta vaatii käyttäjiltä hieman perehtymistä. Opettelu on kuitenkin vaivan arvoista, ja peruskäyttö on nopeasti omaksuttavissa.

Helppokäyttöinen FigJam

Selainpohjaisena toimivan suunnittelutyökalu Figman digitaalisen whiteboard-alustan eli FigJamin paras puoli on sen selkeys. Vielä beta-versiona tarjolla oleva FigJam on nopeasti omaksuttavissa, koska sen työkaluvalikoima on pidetty yksinkertaisena, ja näkymä käyttäjälle tästä syystä helpommin silmäiltävissä. FigJam on käytettävyydeltään miellyttävä, ja alusta tarjoaa käyttäjälleen intuitiivisen käyttökokemuksen.

FigJam toimii loistavasti työpaja-tyyppisessä ideoinnissa, kun tarvitaan nopeasti opittava ja yksinkertainen ohjelmisto ideoinnin tueksi. Lisäksi FigJamin tiedostot kulkevat kätevästi käsi kädessä Figman tiedostojen kanssa. Näin kaikki yhteiset aivoriihet, suunnittelutyöt sekä muut materiaalit ovat helposti saatavilla rinnakkain.

FigJamin työkalut tarjoavat mahdollisuuden muistilappuihin, piirtovälineisiin, muotoihin ja väreihin. Äänestykseen voi käyttää vaikkapa tarroja, leimoja tai emoijeja. Omalla äänestyskuvakkeellaan voi kokoa säätämällä ottaa kantaa ja tehdä suosikkilistoja muiden ideoista. Ideoista voi myös keskustella chattailemalla whiteboardissa ja osoittamalla haluamiaan osioita.

FigJam vaatii lisäksi kokoustyökalun kuten Google Meetin, Teamsin tai Zoomin, jotta keskustelu on mahdollista. Mirossa puolestaan sisäänrakennetut puhelut ovat mahdollisia, jos ei halua käyttää erillistä kokoustyökalua yhteydenpitoon. FigJamissa ei myöskään ole äänestysominaisuutta, mikä rajoittaa jonkin verran kommunikaatiota. Toki äänestyksen voi toteuttaa ilman siihen suunniteltua työkalua.

Virtuaalisen työpajan vaatimuksia

Kun järjestetään työpajaa tai muuta yhteistä ryhmätyöskentelyä digitaalisella alustalla, on hyvä muistaa muutamia perusseikkoja. Virtuaalinen whiteboard on loistava työkalu, mutta se vaatii aina ihmisen fasilitoimaan tilannetta. Kuten tavallisessakin ryhmätyöskentelyssä, ryhmän jäseniä pitää ohjata kommunikaatiossa sekä yhteisten sääntöjen ja aikataulun noudattamisessa. Digitaalisella alustalla työskentely tuo fasilitointiin myös oman erityisen lisänsä. Työvälineisiin tutustuttaminen ja hyvän hengen luominen ovat keskeisiä vaatimuksia, jotta ryhmän työnteko saadaan sujumaan.

Digitaalisten alustojen kanssa toimiessa on tärkeää saada osallistujien tekemisen kynnys ylittymään. Fasilitoijalta vaaditaan joskus lämmittelyaktiviteettien järjestämistä sekä kannustusta ryhmän jäsenille. On helpompaa ryhtyä toimeen, kun työkalut ovat tutut ja ryhmän tunnelma turvallinen. Toisaalta introvertit henkilöt kokevat, että verkkoympäristössä voi olla helpompaa kirjoittaa ajatuksiaan esille, kun ei joudu olemaan fyysisesti esillä.

Virtuaalisen työpajan fasilitoinnissa kannattaa muistaa nämä seikat:

1. Perehdy työkaluihin ennakkoon itse ja opeta niiden käyttö työpajan alussa myös muille.
2. Tee ajankäyttö- ja työskentelysuunnitelma ja huolehdi työpajan edetessä, että sitä noudatetaan. Muista myös tauottaminen sekä ruokailut.
3. Luo yhteiset säännöt ja tavoitteet. Pidä huoli, että ne ovat kaikille selvät.
4. Panosta rentoon ja vapautuneeseen tunnelmaan. Aloita työpaja lämmittelytehtävillä.
5. Parhaat ideat syntyvät ryhmässä, jossa kaikilla on turvallinen olo. Kannusta, kehu ja kiitä. Rohkaise myös muita toimimaan samalla tavoin.