Kuntasivuston uudistus ja kilpailutus – mitä tulee erityisesti huomioida?

Kuten web-ostajanopas.fi-palvelun artikkelissa mainitaan, kuntasivustoja on uudistettu viime vuosina paljon. Näkisin, että tähän on vaikuttanut eniten kaksi eri seikkaa: ensimmäisenä saavutettavuusvaatimusten kehittyminen ja toisena tarpeet uusille integraatioille muun muassa kunnille lakisääteiseen palvelutietovarantoon. Koska kuntasivuston uudistuksessa on syytä ottaa useita eri osa-alueita huomioon, ajattelin avata niistä muutamia tärkeimpiä, jotta sinä, kuntasivustouudistuksen vetäjä, voit toivottavasti saada tästä lisää edellytyksiä monitahoisen hankkeen onnistumiseen.

Kuntasivuston uudistus

Avoin kilpailutus kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana

Kuntasivuston uudistus tehdään yhä useammin projektiluonteisesti joko avoimen kilpailutuksen kautta kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana tai rajoitetummin pienhankintana. Redandblue on erikoistunut WordPress-julkaisujärjestelmällä toteutettaviin verkkopalveluihin ja samaan järjestelmäalustaan yhä useammat suomalaiset kunnat luottavat. Se johtuu paljolti laajasta toimittajien kavalkadista, avoimen lähdekoodin WordPressin kustannustehokkuudesta ja verkkopalvelukehityksen pullonkaulojen vähäisyydestä.

Pienhankinnan mahdollisuus ja liian pienen budjetin aiheuttamat riskit

On selvää, että pienhankinta rajaa uudistuksen budjettia ja luo sen myötä muutamia riskejä sekä projektiin että sen jälkeiseen aikaan. Mielestäni suurin riski, mitä rajallisesta eli jopa reilusti alle 60 000 €:n projektibudjetista aiheutuu, on saavutettavuuden toteutumattomuus riittävällä tasolla ja sen myötä aiheutuva kehitysvelka tulevaisuuteen. Mikäli valitulla toimittajalla ei ole erinomaisesti tehtyä, niin sanottua kuntasivustopohjaa, joka huomioi tarpeelliset saavutettavuusvaatimukset hyvin ja mahdollistaa kustannustehokkaan tekemisen, saavutettavuuteen jää melko varmasti perustason aukkoja.

Toinen pienestä budjetista aiheutuva, projektin sujuvaa etenemistä haittaava tekijä on vaatimusten ja tarpeiden ennakoimattomuus ja kohtaamattomuus budjetin kanssa. Esimerkkinä voin kertoa eräästä kuntasivustouudistuksesta tilanteen, jossa kuntasivustouudistuksen kannalta merkittävä integraatio osoittautui itse projektissa yllättävän työlääksi sekä asiakkaan organisaation että toimittajan näkökulmasta. Kun kyse oli tilaajalle tärkeästä integraatiosta, sen eri yksiköiden eriävät tarpeet integraation suhteen yllättivät projektissa ja aiheuttivat näin molemmille osapuolille paljon lisätöitä, mitä ei kilpailutusvaiheessa osattu ennakoida.

Kuntasivuston uudistuksen top 3 vinkit

Seuraavaksi avaan omasta kokemuksesta top 3 vinkit, joilla vältyt pahimpien riskien toteutumiselta ja onnistut kuntasivuston uudistuksessa varmemmin. Olen vuosien varrella tehnyt tarjouksia useisiin kuntasivustouudistuksiin toimittajan roolissa ja seurannut markkinaa muutenkin, joten sopivaa kokemusta on varmasti kertynyt näiden vinkkien antamiseen. (HUOM: artikkelissa ei ole käytetty tekoälyn tuottamaa sisältöä)

Vinkki 1: Panosta kilpailutukseen, niin onnistut

Kun panostat kuntasivuston uudistamisen valmisteluihin ja kilpailutukseen, onnistut varmasti paljon paremmin uudistusprojektissa ja lopputulos kantaa pitkälle tulevaisuuteen. Nostan tähän muutaman asiaan kuuluvan seikan:

• Panostamalla kilpailutukseen saat motivoituneilta toimittajaehdokkailta erinomaisia tarjouksia.
• Huomioi jo kilpailutusvaiheen määrittelyssä kuntasi eri yksiköiden tarpeet, jotta uudistusprojektin aikainen työmäärä ei räjähdä käsiin yllättävien lisätarpeiden vuoksi.
• Arvioi projektin budjetti ja aikataulu realistisesti, jotta projekti on sekä tilaajalle että toimittajalle suotuisa.
• Mikäli haluat oikeasti saavutettavan verkkopalvelun, hanki kolmas osapuoli arvioimaan uusi kuntasivusto toimittajan saavutettavuusosaamisen lisäksi.
• Hyödynnä mahdollisuuksien mukaan kilpailutuksen kumppanina Suomesta löytyviä verkkopalvelu-uudistusten kilpailutukseen erikoistuneita ammattilaisia.

Vinkki 2: Onnistunut kuntasivuston uudistus huomioi sekä verkkopalvelun loppukäyttäjät että ylläpitokäyttäjät

Mikäli sinulla on käytössäsi rajallinen budjetti, tämän vinkin eli sekä loppukäyttäjien että ylläpitokäyttäjien laajamittaisen huomioinnin toteuttaminen erinomaisella tasolla on todennäköisesti haastavaa. Erinomaiseen tulokseen päästään, jos molempia käyttäjäryhmiä voidaan kuunnella sekä huomioida heidän toiveet ja tarpeet jo hyvissä ajoin ennen kuin uutta sivustoa lähdetään toteuttamaan. Miksi näin? No siksi, että erinomainen käytettävyys ja sen myötä myös kokonaisuudessaan saavutettava palvelu syntyvät eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimisella uudistukseen sopivalla tavalla. Siksi kohderyhmäkyselyt, kohderyhmien edustajien osallistaminen työpajoihin ja viimeistään kohderyhmän edustajilla teetettävät käytettävyystestaukset olisivat tärkeitä ottaa mukaan uuden kuntasivuston suunnitteluun.

Redandblue suunnittelee ja toteuttaa verkkopalveluita ihmis- ja käyttäjäkeskeisesti, joten ota yhteyttä ja kysy meiltä matalalla kynnyksellä lisätietoja, mitä ihmiskeskeinen suunnittelu tarkoittaa kuntasivuston uudistamisessa.

Tässä vielä muutama nosto eri käyttäjäryhmien tarpeiden huomioimisen tärkeydestä:

• Paranna tiedon löydettävyyttä ja palvelun helppokäyttöisyyttä.
• Helpota kuntalaisten arkea, kun verkkopalvelusi tarjoaa tietoa käyttäjilleen nopeasti ja vaivattomasti.
• Huomioi myös sivuston ylläpitäjien käyttöliittymän vaivattomuus ja työkalut, jotta sivuston sisällöt ovat laadukkaita ja pysyvät sellaisina.

Vinkki 3: Älä tingi liikaa budjetista, jotta optimoit verkkopalvelun elinkaaren ja laadun

Vaikka Suomessa on paljon hyviä WordPress-toimistoja ja useita kuntasivustojen toteuttajaehdokkaita, pienenkään kunnan ei kannata höylätä budjettia liikaa ja valita toimittaja pelkän hinnan perusteella. Verkkopalvelu-uudistuksen pieni budjetti tarkoittaa yleensä aina jossain osa-alueessa tinkimistä. Hyvin usein tinkimisen kohteet ovat suunnittelutyö eli vaikkapa juuri eri kohderyhmien osallistaminen suunnitteluun ja käytettävyystestauksen poisjättäminen sekä muun laadunvarmistuksen keventäminen. Näistä osa-alueista toimittajat supistavat työmäärää ensimmäisenä, mikäli budjetti tai aikataulu ei mahdollista niiden toteuttamista laajamittaisesti.

Asiat, jotka hyvin todennäköisesti tapahtuvat pienestä budjetista ja tiukasta aikataulusta johtuvina kuntasivustouudistuksen jälkeen:

• Verkkopalvelun käytettävyys ja saavutettavuus eivät ole kilpailijoiden eli muiden kuntien tasolla
• Verkkopalvelun jatkokehitys vaikeutuu, jos koodi ja käytettävät lisäosat eivät ole laadukkaita.
• Voidaan olla tilanteessa, että verkkopalvelu täytyy uudistaa kokonaan jo muutaman vuoden kuluttua saavutettavuus- ja tietoturvavaatimusten sanelemana.

Loppukaneetti – kunnan vetovoimaisuus

Haluan tähän loppuun muistuttaa, että kuntasivusto on kuntien yksi tärkeimmistä käyntikorteista tänä päivänä ja parhaimmillaan edistää kunnan vetovoimaisuutta tulevaisuuteen merkittävästi. Miksi siis tinkisit kuntasivuston uudistamisessa vääristä kohdista?

Yksi hyvä keino kasvattaa kuntasivustouudistuksen budjettia on ottaa esimerkiksi naapurikunta mukaan ja tehdä uudistus yhdessä. Optimitilanteessa molemmat kunnat saavat vetovoimaiset, saavutettavat ja tulevaisuuteen tähtäävät sivustot, jotka palvelevat sekä sivustojen ylläpitäjiä että loppukäyttäjiä. Siinäkin on oiva vinkki korvan taakse laitettavaksi.

Aloitimme keväällä Hollolan kunnan kanssa uudistusprojektin, jossa tavoitteena on tässäkin artikkelissa esille tulleiden asioiden kehittämisen lisäksi muun muassa energiatehokkuuden huomioiminen verkkopalvelussa. Tutustu Hollolan kunnan uudistettuun sivustoon hollola.fi.

Lue lisää projektista Hollolan kunnan verkkosivuilta.