Vaatimusmäärittelyn merkitys verkkopalvelun uudistuksessa

Mitä on hyvä vaatimusmäärittely ja mistä vaatimusmäärittelyn merkitys syntyy? Miksi asiantuntijan kanssa tehtävään vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa, kun on uudistamassa verkkopalvelua tai -sivustoa? Näihin kysymyksiin saat vastauksia tästä artikkelistani. Aihe on erittäin tärkeä ja saat konkreettisia esimerkkejä, miten voit kehittää omaa suhtautumistasi vaatimusmäärittelyyn.

Pitkähkön artikkelin ei-klikattava sisällys:

1. Vaatimusmäärittely verkkopalvelun uudistuksessa
2. Kilpailutusvaiheen määrittelyn merkitys
3. Vaatimusmäärittely ja määrittelyn tarkennus verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusvaiheessa
4. Määrittelyn tarkennus verkkopalvelun suunnitteluvaiheessa
5. Vaatimusmäärittelyn lopputulos verkkopalvelun uudistuksessa
6. Vaatimusmäärittely ei mene koskaan hukkaan

Vaatimusmäärittely verkkopalvelun uudistuksessa

Kun puhutaan laajan verkkopalvelun tai -sivuston uudistamisesta, vaatimusmäärittely on usein läsnä monessa vaiheessa uudistuksen aikana. Huolella tehdyn määrittelyn kautta verkkopalvelun teknisestä toteutuksesta säästyy kustannuksia, kun toteutus on usein suoraviivaisempaa ja siksi tehokkaampaa. Vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyn tarkentamiseen on siis hyvä varata resursseja melkeinpä sinne tekniseen toteutukseen saakka.

Uuden määrittelyä tehdään jo, kun palvelun uudistus on vasta ideatasolla ja harkitaan mahdollisten toteutuskumppaneiden kartoitusta. Idea- ja kartoitusvaiheessa on syytä keskittyä uuden verkkopalvelun isoihin linjoihin, kuten

• visuaalisen ilmeen toiveet,
• benchmarkit ja kilpailijat,
• saavutettavuus,
• teknologiat ja julkaisujärjestelmä sekä
• muut ylätason vaatimukset, toiveet ja tarpeet.

Kilpailutusvaiheen määrittelyn merkitys

Kun verkkopalvelu-uudistuksen ideat ovat paperilla, alkukartoitus tehty ja päätetään edetä kilpailutus- ja tarjouspyyntövaiheeseen, tarjouspyyntö ja siihen liitettävä alustava vaatimusmäärittely ovat merkittäviä tekijöitä onnistuneeseen kilpailutukseen. Tämä pätee sekä yksityiselle että julkiselle sektorille. Teen tässä artikkelissa oletuksen, että verkkopalvelu-uudistukseen valittava toimittaja vastaa niin sanotusti kokonaistoimituksesta eli muun muassa

• uuden palvelun konseptin ja määrittelyn tarkennuksesta,
• käyttöliittymä- ja ulkoasusuunnittelusta,
• teknisestä toteutuksesta,
• laadunvarmistuksesta sekä
• käyttöönottoon ja julkaisuun liittyvistä toimenpiteistä.

Yllä esitetystä oletuksesta huolimatta voit lähteä viemään verkkopalvelun uudistuksen kilpailutusta läpi monellakin eri tavalla. Ehkä kaksi yleisintä on toistensa tietynlaiset ääripäät eli joko valmisteltu tarjouspyyntö on kevyt sisältäen vain ylätason vaatimuksia ja toiveita tai tarjouspyynnön sekä verkkopalvelun alustavaan konseptointiin ja määrittelyyn käytetään jo merkittävästi paukkuja. Näin toimittajan ja tarjoajan kannalta ei ole suurta väliä kummalla tavalla kilpailutus tehdään, mutta ostajan kannalta on parempi, että resursseja käytetään jo kilpailutuksen valmisteluun riittävästi. Tämä siitä syystä, että mahdollisimman pitkälle viety alustava konsepti ja määrittely takaavat ostajalle toteutuskumppania valittaessa:

1. vertailukelpoiset ja laadukkaat tarjoukset
2. mahdollisuuden nähdä, kuka toimittajaehdokas on nähnyt paljon vaivaa tarjoukseen osoittaen siten kyvykkyytensä ja motivaationsa tulla valituksi kumppaniksesi
3. mahdollisimman vähän tarjousvaiheen arvauksia siitä, mitä toteutettavassa verkkopalvelussa olisi hyvä olla

Kuten Web-ostajan oppaassa on kuvattu, kilpailutusvaiheen vaatimusmäärittelyllä kuvataan luotavasta palvelusta kokonaiskuva, joka kertoo, mitä on tarkoitus tehdä ja miksi. Tarkoitus ei ole listata irrallisena asioita, joita esimerkiksi uudessa verkkopalvelussa tulee olla. Vaatimusmäärittely ei siis ole sama asia kuin vaatimusluettelo, joskin vaatimusmäärittelystä voi halutessaan johtaa vaatimusluettelon. Myös Conversatumin Jaakko Wegelius painottaa artikkelissaan, että vaatimusmäärittelyn tavoitteena on mahdollistaa kumppaniehdokkaille omien lähtökohtiensa perusteella parhaan ratkaisun tarjoaminen ja ostajalle tarjousten vertailu on helppoa ja tasapuolista. Siihen päästään, kun vaatimusmäärittely tehdään käyttäjälähtöisesti, systemaattisesti ja riittävän kattavasti. On hyvin yleistä, että verkkopalvelun uudistuksen alustavan konseptin ja vaatimusmäärittelyn tekee kilpailutuksen tueksi toinen kumppani kuin verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusvaiheen määrittelyn.

Voit kysyä suosituksia minulta, keneltä kannattaa pyytää apua kilpailutukseen ja alustavaan tarvemäärittelyyn, joten lähetä viestiä.

Vaatimusmäärittely ja määrittelyn tarkennus verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusvaiheessa

No niin! Toteutuskumppani on valittu ja on aika aloittaa projekti, jossa suunnitellaan ja toteutetaan uuden verkkopalvelun ensimmäinen versio. Tässä vaiheessa valitun toteutuskumppanin eli toivottavasti meidän tiimin kanssa lähdetään tarkentamaan tarjouspyyntöä ja sen mukana olevaa vaatimusmäärittelyä. Parhaassa tapauksessa tarjouspyynnön mukana oleva vaatimusmäärittely mahdollistaa jo teknisen toteutuksen työjonon valmistelun niiltä osin, joita ei tarvitse sen kummemmin suunnitteluvaiheessa tarkentaa.

Vaikka tarjouspyynnön mukana oleva vaatimusmäärittely olisikin jo niin kattava, että sitä voisi käyttää ohjenuorana toteutuksessa, vaatimukset on hyvä käydä läpi ja tarkentaa yhdessä toteuttajakumppanin kanssa. Suunnitteluvaiheessa esimerkiksi meillä on tavoitteena kartoittaa sekä ylläpito- että loppukäyttäjien tarpeet mahdollisimman hyvin, peilata niitä tarjouspyynnön alustavaan määrittelyyn ja tarkentaa vaatimuksia yhdessä asiakkaan eli sinun kanssa, jotta uusi verkkopalvelusi vastaa varmasti toiveita, tavoitteita ja käyttäjien tarpeita.

Määrittelyn tarkennus verkkopalvelun suunnitteluvaiheessa

Suunnitteluvaiheen vaatimusmäärittely tai määrittelyn tarkennus alkaa hyvin usein yhteisistä työpajoista, joissa palvelumuotoilun menetelmin käydään mahdollisimman tarkkaan läpi uuden verkkopalvelun kohderyhmät, tarpeet ja tavoitteet. On tärkeää, että valittu toteutuskumppani pääsee mahdollisimman hyvin kärryille siitä, mitä ollaan tekemässä, miksi tehdään ja miten tehdään. Siksi uuden verkkopalvelun määrittelyn tarkennukseen on hyvä osallistaa kaikkia osapuolia riittävästi eli tarvittaessa myös palvelun loppukäyttäjiä.

Määrittelyn tarkennuksessa tarjouspyynnön vaatimusmäärittely on usein erinomainen pohja, josta on helppo lähteä liikkeelle tarkentamaan yksityiskohtia. On tärkeää, että sekä asiakkaan että toimittajan tiimi on lukenut hyvin tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyn ja sen lisäksi toimittajan tarjouksen ratkaisukuvauksen, mikäli sellainen on tehty. Yhdessä kyseiset dokumentit toimivat määrittelyn tarkennuksen punaisena lankana.

Määrittelyn tarkennusta jatketaan työpajojen jälkeen tarpeen vaatiessa koko suunnitteluvaiheen ajan eli myös käyttöliittymä- ja ulkoasusuunnittelun aikana. Tavoitteenahan on, että määrittely on riittävällä tasolla tehty ja hyväksytetty asiakkaalla, kun tekninen toteutus alkaa. Tehokasta määrittelyä tehdään yhteisesti jaettuun dokumenttiin ja tavalla, jossa määrittelyn etenemistä on asiakkaan roolissa helppo seurata.

Vaatimusmäärittelyn lopputulos verkkopalvelun uudistuksessa

Teknisen toteutuksen ohjenuoraksi syntyy tarkennettu määrittely, joka kattaa muun muassa seuraavat aihealueet:

• verkkopalvelun tavoitteet ja tavoitteiden seuranta,
• verkkopalvelun vaatimukset,
• toiminnallinen määrittely,
• integraatiot,
• jatkokehitykseen siirrettävät vaatimukset ja
• muut ei-toiminnalliset vaatimukset, kuten teknologiat sekä käytettävyys ja saavutettavuusvaatimukset

Teknisen toteutustiimin on helppo ottaa uusi verkkopalvelu tekoon, kun sen määrittely on tehty ja dokumentoitu huolellisesti. Optimitilanteessa määrittelydokumentaatiosta pääsee vaivattomasti katsomaan linkkauksen kautta, miltä kukin määritelty ominaisuus näyttää käyttöliittymä- ja ulkoasusuunnitelmissa selainpohjaisessa suunnittelutyökalussa. Samaa vaatimusmäärittelyn dokumentaatiota kannattaa hyödyntää myös jatkokehityksen määrittelyyn, jotta verkkopalvelun kehitys pysyy systemaattisena ja tavoitteellisena. Jatkokehitykseen siirrettäviä ominaisuuksia voidaankin määritellä jo ennen ensimmäisen version toteutusta, mikäli esimerkiksi aikataulu ja budjetti niin edellyttävät.

Vaatimusmäärittely ei mene koskaan hukkaan

Määrittelytyö ei mene koskaan hukkaan ja siinä kannattaa aina hyödyntää apuna asiayhteyden erinomaisesti tuntevia asiantuntijoita. Vaikka sinusta tuntuisikin, että voisit tehdä esimerkiksi tarjouspyyntösi mukaan laitettavan vaatimusmäärittelyn itse, suosittelen ottamaan määrittelytyöhön mukaan ulkopuolisen asiantuntijan. Sillä varmistat, että esimerkiksi kilpailutusvaihe ja uuden projektin käynnistäminen sujuvat huomattavasti sutjakkaammin ja monet riskit pienenevät.