Hinnoittelumallit verkkopalvelun uudistuksessa

Hinnoittelumallit verkkopalvelun uudistuksessa on syytä ottaa syvälliseen tarkasteluun hankinnan valmisteluvaiheessa. Kun suunnittelet verkkopalvelun uudistusprojektia, yksi tärkeimmistä päätöksistä on valita sopiva hinnoittelumalli, koska sillä on vaikutusta muun muassa siihen, kuinka projektin kustannukset ja aikataulu muotoutuvat. Tässä artikkelissa tarkastelen kolmea yleistä hinnoittelumallia: kiinteähintainen, tavoitehintainen ja ketterä tuntihintainen malli.

Kiinteähintainen verkkopalvelun uudistus

Kiinteähintainen malli perustuu ennalta tarjouksessa annettuun hintaan, joka kattaa koko verkkopalvelun uudistusprojektin. Tässä mallissa hinta pysyy samana riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa ja resursseja projekti lopulta vaatii. Kiinteähintainen malli antaa selkeän kuvan projektin kokonaiskustannuksista alusta alkaen.

Verkkopalvelu-uudistuksen kiinteä hinta annetaan tarjouspyynnön tarve- ja vaatimusmäärittelyn pohjalta, joten kattaakseen kaiken projektin ja uuden verkkopalvelun osalta määrittelyn on syytä olla riittävän aukoton ja kontekstiin sopiva. Vaatimusmäärittelyn merkityksestä verkkopalvelun uudistuksessa olen kirjoittanut aiemmin redandbluen blogiin, joten kurkkaa artikkelista kyseisestä aiheesta lisää.

Kiinteähintaista mallia käytetään eniten julkisen sektorin verkkopalveluiden kilpailutuksissa ja muilla sektoreilla se on nykyisin harvinaisempi. Haluan mainita, ettei kiinteähintainen malli ole ainoa vaihtoehto julkisellakaan sektorilla, mutta oletettavasti tuttuuden ja kilpailutuksen selkeyttämisen vuoksi kiinteähintainen malli on käytetyin.

Kiinteähintaisen verkkopalvelu-uudistuksen plussat ja miinukset:

+ tilaajalle näkyvyys kustannuksista
+ edellyttää ammattimaista ja kontekstiin sopivaa vaatimusmäärittelyä jo hankintavaiheessa
+ tekee hankinnasta ja projektista suoraviivaisen
– ei mahdollista helposti joustavuutta ja muutoksia projektin sisällä
– epäedullinen toimittajalle, jos työn määrä onkin oletettua suurempaa
– vaatii sekä toimittajalta että tilaajalta sitoutumista aikatauluun ja prosesseihin, jotta budjetissa pysyminen on mahdollista

Tavoitehintamalli verkkopalvelun uudistuksessa

Tavoitehintamalli perustuu tarjouksessa tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyn perusteella annettuun koko projektin tavoitehintaan. Tämä hinta kattaa lähtökohtaisesti kaikki suunnittelu- ja toteutusvaiheen tehtävät. Tavoitehintamalli on kiinteähintaisen mallin yksi, hieman joustavampi muoto.

Tavoitehinta voi muuttua sen mukaan, miten projektin vaatimukset ja tavoitteet kehittyvät. Tässä mallissa on siis enemmän joustavuutta kuin kiinteähintaisessa mallissa, mutta tilaajan on oltava valmis mukautumaan muutoksiin projektin aikana. Meillä tavoitehinta tarkistetaan verkkopalvelun suunnitteluvaiheen lopussa, kun vaatimukset ja tarpeet ovat selkeytyneet entisestään. Näin saadaan toteutukseen lopullisesti tarkka tavoitehinta suunnitteluvaiheen jälkeen.

Esimerkki verkkopalvelun uudistuksen tavoitehintamallista:

• Projektille annetaan sitova tavoitehinta, joka pohjautuu tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyyn ja toimittajan tarjouksen yksikköhintoihin.
• Toteutuksen tavoitehinta/työmääräarvio tarkastetaan verkkopalvelun suunnitteluvaiheen jälkeen, jotta tavoitehinta on mahdollisimman tarkka.
• Tehdyistä töistä kirjataan tunnit ja työ laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain.
• Laskutusta tehdään kuukausittain yksikköhinnoilla sovittuun tavoitehintaan asti.
• Mikäli projekti valmistuu ennen tavoitehinnan täyttymistä, toimittaja saa alituksesta esimerkiksi 30 %:n bonuksen.
• Mikäli tavoitehinta ylittyy ennen projektin valmistumista, yli menevät työtunnit laskutetaan alennetuilla yksikköhinnoilla (esim. 70 %:n hinnoilla).
• Tavoitehintamallissa voidaan sopia kattobudjetti.

Tavoitehintamalli on redandbluen verkkopalveluprojekteissa nykyisin useimmin käytetty malli. Kysy artikkelin lopussa olevalla lomakkeella, miten meidän projekteissa sitä hyödynnetään pääsääntöisesti ja mitä asiakkaat siitä sanovat. Hienoa ensinnäkin, että olet lukenut artikkelia tähän asti!

Ketterän kehityksen malli verkkopalvelun uudistuksessa

Verkkopalvelun uudistus voidaan tehdä myös tuntityöhön pohjautuvalla ketterällä mallilla. Tämä malli tarjoaa suurimman joustavuuden ja mahdollistaa muutosten tekemisen projektin edetessä jokaisessa eri vaiheessa. Hinnoittelu ja kuukausittainen työn laskutus perustuu toteutuneisiin työtunteihin, joten lopulliset kustannukset voivat olla vaikeampia ennustaa. Projektin pohjana voi olla silti ohjaava vaatimusmäärittely ja työarvio, jotka tuovat ennustettavuutta hankintaan, mutta eivät rajoita projektin muutoksia.

Ketterän kehityksen malli ohjaa kiinteä- ja tavoitehintamallia herkemmin verkkopalvelun jatkuvaan kehittämiseen. Ketterä kehitys vaatii hyvin usein koko organisaation tai vähintään verkkopalvelun uudistuksesta vastuussa olevan tiimin ajatusmallin muutosta, ettei kehitys pysähdy ensimmäiseen julkaisuun uudesta verkkopalvelusta.

Verkkopalveluprojektin hinnoittelumallien vertailu tilaajan näkökulmasta

Hinnoittelumallit verkkopalvelun uudistuksessa voidaan arvioida sekä tilaajan että toimittajan näkökulmasta. Seuraavassa nostan esiin tilaajan näkökulmasta eri hinnoittelumallien etuja ja haittoja.

Kiinteähintainen malli

Tilaajalle kiinteähintainen malli voi tarjota ennustettavuutta kustannuksissa, mutta se hyvin usein rajoittaa joustavuutta muutosten suhteen ja tekee muutosten viemisestä projektiin haastavampaa. Kiinteä hinta voi olla hyvä vaihtoehto, jos projektin vaatimukset ovat kristallin kirkkaat, kontekstiin ja valitun toimittajan ratkaisuun sopivat sekä vakaat jo tarjouspyynnöstä lähtien. Toisin sanoen tarjouspyyntövaihe vaatii enemmän panoksia, jotta tiedetään jo siinä vaiheessa, mitä ollaan hankkimassa ja keneltä.

Tavoitehintamalli

Tavoitehintamallia kannattaa harkita etenkin, jos projektiin käytettävässä budjetissa on joustovaraa. Joustovaralla mahdollistetaan esimerkiksi huolellisempi laadunvarmistus ja oletettua enemmän vedoskierroksia suunnitteluvaiheessa. Tavoitehintamallilla voit motivoida toimittajaehdokkaita tarjoamaan herkemmin osaamistaan projektiin tilanteessa, jossa tarjouspyynnön vaatimusmäärittely sisältää osittain avoimeksi jätettyjä kohtia.

Tavoitehintamalli nojaa tilaajan vaatimusmäärittelyyn ja kattobudjetinkin asettaminen on mahdollista, joten malli on monelta kantilta tilaajalle suositeltava.

Ketterä malli

Ketterä, tuntihintainen malli antaa suurimman vapauden luovuudelle ja joustavuuden muutosten suhteen, mutta se voi olla vaikeampi hallita budjetin kannalta. Ketterällä mallilla tehty verkkopalvelun uudistus ei törmää niin usein kompromisseihin, joten tulosten voidaan olettaa olevan tilaajalle ja tilaajan loppukäyttäjille/asiakkaille kaikista suotuisampia. Ketterä malli vaatinee tilaajalta vuosittaista ja melko muhkeaa kehitysbudjettia, mutta oikeanlaisella tekemisellä ja dataan pohjautuvalla kehityksellä verkkopalvelusta saadaan mallin myötä paras hyöty irti.

Verkkopalveluprojektin hinnoittelumallien vertailu toimittajan näkökulmasta

Kiinteähintainen malli on siinä mielessä hyvä malli toimittajalle, että se tarjoaa varman tulon projektin alusta loppuun saakka. Tehdäkseen kiinteähintaisen projektin kannattavasti toimittajan on arvioitava tarkasti työhön tarvittava aika ja resurssit, jotta hinta on realistinen. Se ei onnistu kovinkaan helposti, mikäli tarjouspyynnön tarve- ja vaatimusmäärittely sisältää aukkoja, eikä ole yksiselitteinen.

Tavoitehintamallia tarjotessaan toimittaja voi herkemmin osoittaa joustavuutta ja valmiutta tehdä tarvittavia muutoksia matkan varrella. Projektin aikana toimittajalla on paremmat mahdollisuudet yhdessä tilaajan kanssa täsmentää verkkopalvelun konseptia ja määrittelyä toteutusta varten, kun kokonaisbudjettia ei ole lukittu kiinteäksi.

Ketterällä mallilla tehtävä verkkopalvelun uudistus voi olla hyvin suotuisa juuri toimittajalle, sillä toimittaja laskuttaa todellisten työtuntien perusteella. Tämä edellyttää kuitenkin toimittajalta enemmän raportointia ja avoimuutta tilaajan suuntaan. Esimerkiksi, jos toimittaja saisi kiinteähintaisen projektin tehtyä tarjottua hintaa kustannustehokkaammin, ei se vaikuttaisi projektin kokonaislaskutukseen, joten projektin kannattavuus olisi parempi kuin toteuman mukaan laskutettu.

Tee hinnoittelumallin valinta huolellisen arvioinnin pohjalta

Lopullinen valinta hinnoittelumallista riippuu projektin vaatimuksista, tavoitteista, budjetin ja aikataulun joustavuudesta sekä osapuolten välisestä suhteesta. On tärkeää harkita huolellisesti, mikä malli parhaiten sopii kyseiseen tilanteeseen ja tarpeisiin. Hinnoittelumallia ei kannata välttämättä lukita vielä tarjouspyyntövaiheessa, vaan pyytää tarjoajilta ehdotuksia ja sopia käytettävä malli yhdessä valitun toimittajan kanssa.

Mitä verkkopalvelun uudistus maksaisi redandbluen kanssa ja millä hinnoittelumallilla sitä lähdettäisiin tekemään? Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella, niin keskustellaan hinnoittelusta tarkemmin.